Microsoft 365-migratie: hoe zo’n traject echt verloopt
Een overstap naar Microsoft 365 klinkt op papier eenvoudiger dan ze is. Wat er gebeurt van voorbereiding tot cutover, wat uw medewerkers ervan merken, en waar het misloopt bij een doe-het-zelfmigratie.
Een overstap naar Microsoft 365, of een migratie van de ene tenant naar de andere, klinkt op papier vaak eenvoudiger dan ze in de praktijk is. Hieronder hoe zo’n traject verloopt, wat medewerkers ervan merken, en waar het meestal misgaat wanneer een bedrijf het zelf probeert.
Inventarisatie en voorbereiding
Voor er iets verplaatst wordt, brengen we in kaart wat er allemaal meespeelt: hoeveel mailboxen, hoeveel data in OneDrive en SharePoint, welke gedeelde mailboxen en groepen er bestaan, welke toepassingen aan Microsoft 365 gekoppeld zijn, zoals een boekhoudpakket of CRM met eenmalige aanmelding, en welke domeinnamen en DNS-instellingen erbij horen. Dit is het minst zichtbare deel van het traject, en meestal het deel dat de meeste tijd vraagt.
Opzet van de nieuwe omgeving
De doelomgeving wordt klaargezet: licenties, beveiligingsbeleid, groepen en toegangsrechten, regels voor de mailstroom, en waar nodig ook het beheer van toestellen via Intune. Dit gebeurt volledig los van de dagelijkse werking. Medewerkers merken hier nog niets van.
De migratie op de achtergrond
Dit is doorgaans het langste deel van het traject, en meteen het deel waar mensen zich het vaakst een verkeerd beeld van vormen. In plaats van alles in één keer over te zetten, wordt data (mailboxen, agenda’s, contacten, bestanden) op de achtergrond gekopieerd terwijl de oude omgeving gewoon in gebruik blijft.
Daarna volgen één of meerdere delta-synchronisaties, waarbij alleen de wijzigingen van de voorbije periode opnieuw worden overgezet. Zo blijft de nieuwe omgeving steeds actueler, zonder dat er voor de gebruiker al iets verandert.
Het cutover-weekend
Op een vooraf afgesproken moment, meestal een weekend, gebeurt de definitieve omschakeling: een laatste delta-synchronisatie, het ompunten van de DNS-records naar de nieuwe omgeving, en het overzetten van de gebruikers zelf. Omdat het meeste werk al op de achtergrond gebeurd is, blijft dit venster relatief kort.
Opvolging na de omschakeling
De eerste dagen wordt extra opgevolgd of mail correct toekomt, of gekoppelde toepassingen blijven werken, en of iedereen bij zijn bestanden en mailbox kan. Kleine losse eindjes horen daarbij en zijn meestal binnen enkele dagen opgelost.
Wat uw medewerkers ervan merken
Bij een goed voorbereid traject: verrassend weinig, tot het cutover-weekend zelf. De voorbereiding en het overzetten van data gebeuren bewust buiten hun zicht, net om de dagelijkse werking niet te verstoren.
Rond de omschakeling merken ze doorgaans wel iets: opnieuw aanmelden op hun toestel, mogelijk een korte periode waarin Outlook of Teams zich opnieuw moet instellen, en soms een korte onderbreking van het mailverkeer terwijl de DNS-wijzigingen wereldwijd doorgevoerd worden. Dat laatste duurt meestal enkele uren, uitzonderlijk tot een dag.
Daarna merken ze vooral dat alles er ongeveer hetzelfde uitziet, met dezelfde mails, agenda’s en bestanden als voorheen. Dat is precies het doel: een overstap met zo weinig mogelijk impact op het dagelijkse werk.
Wat er misgaat bij een doe-het-zelfmigratie
Alles in één keer willen overzetten. Zonder de tussenstap van delta-synchronisaties wordt de volledige overdracht in het weekend zelf geperst. Bij weinig data lukt dat soms nog, bij grotere volumes loopt dat weekend uit, met mailboxen die maandagochtend nog niet volledig gesynchroniseerd zijn.
DNS-wijzigingen te laat of onvolledig doorvoeren. Er wordt vergeten dat die wijzigingen tijd nodig hebben om overal door te dringen, of er wordt één record aangepast terwijl andere achterblijven. Het gevolg is mail die tijdelijk op de verkeerde plaats toekomt, of helemaal niet.
Gekoppelde toepassingen over het hoofd zien. Een CRM of boekhoudpakket dat aanmeldt via Microsoft 365 wordt vaak vergeten in de voorbereiding. Na de omschakeling blijkt dan dat mensen niet meer kunnen inloggen op iets waar ze dagelijks mee werken.
Geen terugvalplan. Loopt er tijdens het cutover-weekend iets grondig mis, dan telt snelheid. Zonder vooraf uitgetekend scenario om terug te schakelen, gaat kostbare tijd verloren op precies het verkeerde moment.
Rechten en groepen onderschatten. Gedeelde mailboxen, distributiegroepen, gedeelde agenda’s en bestandsrechten in SharePoint of OneDrive worden soms pas achteraf opgemerkt. Voor gebruikers betekent dat plots geen toegang meer tot iets waar ze dagelijks mee werkten, wat het vertrouwen in de nieuwe omgeving geen goed doet.
Reken op ongeveer één weekend werkelijke onderbreking. Al de rest gebeurt op de achtergrond terwijl u gewoon doorwerkt.
Twijfelt u over een aankomende migratie, of loopt er al iets mis in een traject dat u zelf opgestart bent? Neem gerust contact op. Een gesprek kost niets, en tijdig bijsturen bespaart doorgaans veel frustratie achteraf.